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Como verificar a autenticidade da nota fiscal?

Verificar a autenticidade da nota fiscal eletrônica (NF-e) faz parte do dia a dia de qualquer organização.

Isso porque são esses documentos que registram a venda e a compra de determinado produto ou serviço, proporcionando informações imprescindíveis para a administração da organização.

Assim, será possível acompanhar os resultados financeiros, gerenciar os estoques e realizar o controle contábil e fiscal.

Dessa forma, é fundamental desenvolver um processo satisfatório de retirada de notas fiscais, pois isso melhora o controle sobre as operações e assegura a eficiência do cumprimento das obrigações fiscais.

Além do mais, no setor tributário, o recolhimento errado de impostos ou a inconsistência nas informações fornecidas podem ocasionar prejuízos para o negócio.

Então, continue a leitura e saiba como avaliar a autenticidade da nota fiscal eletrônica (NF-e)!

NF-e como ferramenta estratégica

A cada nova prestação de serviço, você deve emitir a NF-e, que ficou muito mais fácil de ser emitida devido  a modernização do sistema de notas, adotado pelo Governo Federal, passando a circular em um ambiente digital no formato XML, abandonando o uso de papel.

Por ser um sistema digital de ponta, a NF-e é emitida com toda a segurança necessária e praticidade, com os dados sendo encaminhados diretamente para a Receita Federal.

A nota fiscal é um direito e é bastante útil em situações como devolução de produto ou problemas com o mesmo, além de ser essencial na hora de cumprir as obrigações fiscais.

Nela constam informações de extrema importância, tais como em qual local o produto foi adquirido, quando ele foi adquirido, número de série, marca, tipo e valor.

Por isso é importante que todos os dados que constam nela sejam autênticos, facilitando a vida do gestor na hora de acompanhar a movimentação financeira do seu negócio e se precaver contra fraudes e sonegação de impostos, assim tornando a NF-e uma ferramenta estratégica para seu negócio.

Onde pesquisar sobre a validade da nota fiscal?

Para saber a validade da nota fiscal, é preciso realizar uma consulta no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica. Desse modo, para verificar a validade do documento, é necessário efetuar 4 etapas:

  1. Acesse o portal da Nota Fiscal Eletrônica;
  2. Clique no campo “consulta NF-e completa”;
  3. Digite a sua chave de acesso da NF-e;
  4. Certifique a validade do seu documento.

É importante destacar que a chave de acesso se encontra no DANF-e (Documento Auxiliar da NF-e).

É preciso, então, que você o tenha em mãos para identificá-la.

Na maioria dos casos, o fornecedor encaminha o DANF-e impresso ou por e-mail para a organização, de maneira que você consegue ter acesso a esses dados.

Se, por acaso, você não obteve o documento, é necessário que realize a solicitação.

Outra eficiente solução é a utilização de softwares de gestão de NF-es que sejam capazes de efetuar o registro automático das chaves de acesso de cada nota retirada e que, por isso, representam uma ferramenta satisfatória para o serviço.

Nessa situação, basta pesquisar, em seu software, o número da nota correspondente.

Como melhorar a conferência da autenticidade das notas?

É preciso conhecer as melhores ações para realizar uma boa gestão e a conferência da autenticidade das notas fiscais de sua empresa.

Já na aquisição de um produto, ou na chegada do mesmo ao estoque da empresa, deve-se  iniciar o processo de avaliação da NF-e, sendo que a NF-e tem que ser emitida pelo fornecedor e entregue aos funcionários de sua empresa, para que saibam o que aguardar na entrega.

A verificação das notas deve ser alinhada com outros setores da empresa, e essencialmente pelos responsáveis pela compra, que devem olhar se a nota emitida é de fato de algum produto adquirido.

Também é necessário ao entregar a nota saber se o produto foi entregue de maneira correta, sendo que o mesmo deve ser lançado no estoque quando a conferência for realizada.

Um modo de facilitar este processo é através da ordem de compra, assim simplificando a gestão de entrada de novos produtos na sua empresa.

Realize um planejamento setorial

O primeiro passo para certificar a eficácia na conferência da emissão de notas fiscais acontece bem antes do surgimento do documento propriamente dito.

Tudo inicia na fase do planejamento.

Esse é o momento em que o gestor estabelece quais serão as ações e rotinas adotadas no âmbito do setor responsável pela retirada de notas fiscais e de outros documentos.

É fundamental elaborar regras a respeito das rotinas de retirada e conferência de notas fiscais.

Isso faz com que os funcionários envolvidos estejam preparados para atender às solicitações exigidas pelo gestor.

Desse modo, o planejamento setorial garante que os colaboradores saibam das práticas, da sua importância e da relevância para a regularidade de suas tarefas.

Isso garantirá que os colaboradores envolvidos adotem a conferência como uma tarefa rotineira, tão comum quanto a retirada da própria nota fiscal.

Invista em conhecimento técnico

Outro importante fator para certificar a segurança e a precisão das informações associadas às notas fiscais retiradas pela sua organização está relacionado ao conhecimento a respeito da legislação contábil, das obrigações fiscais, dos tributos e das penalidades aplicáveis em situação de recebimento errado de tributos ou de inexatidão dos dados fornecidos ao fisco.

Por essa razão, é fundamental investir na constante capacitação e no aperfeiçoamento dos funcionários que são diretamente responsáveis pelo setor fiscal e contábil de sua organização.

Confira rigorosamente o documento

Além de certificar a retirada do documento fiscal, é essencial que a organização saiba da necessidade da conferência do recebimento de notas fiscais.

Além de analisar o cumprimento de todos os requisitos exigidos e do preenchimento dos campos obrigatórios, é primordial analisar se a tributação está correta.