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Não é incomum encontrar um pequeno empresário que ainda tenha dúvidas em relação a como emitir notas fiscais eletrônicas.

A NF-e, documento criado para substituir a tradicional  nota fiscal de papel, é utilizada na venda de mercadorias que incidem no pagamento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços).

Por ser emitida e armazenada eletronicamente, a NF-e dispensa a impressão e o arquivamento físico da nota.

Sua validação é garantida pela assinatura digital da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do Estado em que o negócio está registrado.

Dito isso, mostraremos o passo a passo de como emitir notas fiscais eletrônicas. Continue a leitura e confira!

Afinal, para que serve a nota fiscal?

Um dos documentos mais importantes para a empresa é a nota fiscal. Ela tem por objetivo o registro de compra e venda de produtos ou serviços, bem como a cobrança de tributos decorrentes dessas transações comerciais, como ISS e ICMS (no caso de empresas não cadastradas no Simples Nacional). 

A maioria das empresas é obrigada a emitir este documento, comprovar seu faturamento e recolher impostos.

Há poucas exceções a esta regra, como é o caso do MEI: esta categoria só deve emitir a nota fiscal quando fizer negócios com outras pessoas jurídicas – como empresas, ONGs, entidades públicas – ou se o consumidor assim solicitar. 

A não emissão de nota fiscal quando solicitada pode ter várias consequências negativas, como problemas com o fisco e, nos casos mais graves, responder por evasão fiscal. 

Além disso, existem empresas que aceitam apenas fornecedores que emitem nota fiscal . Portanto, se você não adotar esse livro-razão, acabará perdendo oportunidades de negócios. 

Ou seja, o descumprimento dessa obrigação gerará uma grande dor de cabeça, tanto jurídica quanto financeira.

Por isso, é fundamental não só faturar, mas realizar todo o processo de maneira correta, apurando impostos e registrando informações precisas. 

E para fazer isso, primeiro você precisa conhecer os modelos de fatura existentes. 

O que é a Nota Fiscal Eletrônica

A NF-e é um documento gerado e armazenado eletronicamente que serve para comprovar e formalizar a venda de produtos e serviços, tanto no ambiente físico quanto digital. 

A nota fiscal eletrônica registra as transações tributárias para facilitar a fiscalização das transações envolvendo a empresa, o comprador e o órgão público. 

A NF-e tem validade jurídica, pois é garantida por assinatura digital da empresa emissora e por autorização da administração tributária do Estado responsável.

Portanto, é possível utilizar o documento eletrônico como recibo e recolher impostos. 

Ao contrário do comprovante fiscal, que é emitido pelo ECF (Emissor do Cupom Fiscal) e contém as informações mais importantes da transação comercial, como dados da empresa, data e hora, a fatura contém todos os dados da transação. 

Uma vez emitida a  nota fiscal eletrônica, o documento deverá conter o CNPJ da empresa emissora, bem como o nome e endereço da entidade prestadora do serviço.

Além dessas informações, deve haver uma observação:

Requisitos para a emissão da NF-e

Primeiramente, para emitir uma nota fiscal para a prestação de serviços é necessário registrar-se no departamento financeiro de sua cidade.

Cabe ao órgão subordinado à prefeitura o cadastramento do CNPJ como emissor da nota fiscal no município em questão.

Depois de cadastradas, as etapas seguem o mesmo modelo de negócio.

Começaremos, então, pelos requisitos necessários para a emissão da nota fiscal eletrônica. São eles:

Certificado Digital

Para ser possível emitir uma NFe você precisará de um certificado (ou assinatura) digital.

A recomendação geral é pela certificação A1, já que apresenta diversos benefícios quando comparada a A3.

O processo de cadastro pode ser feito na associação dos contabilistas do seu município, nas Agências dos Correios e em franquias do Cartório Mais.

Computador

Computador, notebook, tablet ou smartphone, seja qual for, a emissão da nota fiscal eletrônica só será executável quando solicitada através de um destes dispositivos, desde que o sistema escolhido seja compatível com tais aparelhos.

O software que era oferecido pela Receita Federal (foi descontinuado em 2017) não era compatível com tablets smartphones.

Além disso, era simples demais, costumava dar problemas e, pelo fato de ser gratuito, não disponibiliza nenhum tipo de suporte.

Atualmente, você pode optar por uma plataforma online (computação em nuvem) desenvolvida por um agente terceiro.

Internet

Ter acesso à internet também está entre o passo a passo de como emitir notas fiscais eletrônicas.

Em virtude da comunicação direta com a Receita Federal e a SEFAZ do seu Estado é preciso estar sempre conectado, pois é preciso a liberação automatizada desses órgãos para que o processo de emissão flua corretamente e sem contratempos.

Basicamente, esses são os requisitos necessários para emitir uma NF-e. Entretanto, antes de tudo isso, sua empresa deve estar cadastrada na SEFAZ do estado de sua localização.

O cadastramento pode variar de acordo com os diferentes Estados da união, porém é bastante simplificado em todos eles.

Aqui, não custa pedir a ajuda de um contador para saber o que está envolvido na legislação local.

Para começar, escolha a modalidade de credenciamento “Em homologação”. Desse modo, suas notas serão enviadas somente como um teste até que você esteja realmente apto para emiti-las.

Campos obrigatórios que devem ser preenchidos durante a emissão

É agora que veremos a parte prática de como emitir Notas Fiscais Eletrônicas . Durante a emissão, há campos obrigatórios a preencher. São eles:

NCM

Usado em todos os países do Mercosul para a identificação de produtos dos mais variados gêneros, o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) também é obrigatório.

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